Assistent Instituut Manager

Het Instituut voor Informatica (IvI) is een van de acht onderzoeksinstituten van de faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). Binnen IvI wordt hoogstaand wetenschappelijk onderzoek gedaan en we verzorgen de bachelor- en masteropleidingen voor het vakgebied Information Sciences waar momenteel zo’n 2.500 studenten ingeschreven staan. De faculteit is gevestigd op het Sciencepark in Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven en het heeft een sterk internationaal karakter. Het instituut heeft ongeveer 350 vaste en tijdelijke medewerkers, waaronder zo’n 175 promovendi.

Het bedrijfsbureau van IvI ondersteunt de wetenschappers van het instituut op het gebied van personeelszaken, financieel beheer, ARBO-zaken, huisvesting, ICT en andere faciliteiten. Het bedrijfsbureau vormt tevens de verbinding naar de centrale diensten en stafafdelingen van de faculteit. Het bedrijfsbureau van IvI wordt hiërarchisch aangestuurd door de Instituutsmanager en functioneel door de assistent instituut manager. Voor het bedrijfsbureau van IvI zijn we op zoek naar een Assistent Instituut Manager.

Als assistent instituut manager heb je een brede functie en speel je een centrale rol binnen het instituut. Je maakt een vertaalslag van het beleid naar de uitvoering en draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering op financieel, personeel en facilitair gebied. Je geeft functioneel leiding aan 8 managementassistenten van het Bedrijfsbureau. Samen met je team ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen het instituut. Je participeert in diverse faculteits- en/of universiteitsbrede overleggen en projecten.

De assistent instituut manager assisteert de Instituutsmanager op operationeel en tactisch niveau bij een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering van het instituut. In deze functie fungeer je als spin in het web bij de dagelijkse bedrijfsvoering op het gebied van onderzoek en onderwijs bij het instituut. De focus ligt daarbij op personeelsbeheer, financieel beheer en contractbeheer.

Dit is een unieke kans voor iemand die al enige ervaring heeft op het gebied van bedrijfsvoering, graag wil werken op operationeel en tactisch niveau, zich hierin verder wil ontwikkelen en die graag wil werken in een maatschappelijk relevante omgeving.

Wat ga je doen?

Taken en verantwoordelijkheden
Het takenpakket omvat onder meer:

• Coördineren van de werkzaamheden van de teamleden op het gebied van personeelszaken, financiën en secretariële ondersteuning;
• Bijdragen aan een adequate projectadministratie voor wetenschappelijke onderzoeksprojecten en onderwijsactiviteiten in samenspraak met de Centrale Projectadministratie;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt binnen het instituut met betrekking tot personele zaken en (project)financien;
• In control houden en krijgen van administratie en informatie van het instituut en bijdragen aan de vertaalslag naar de begroting en de prognose;
• Analyseren van interne procedures en voorstellen doen voor mogelijke optimalisaties.

Jouw profiel

Jij hebt/bent:

• minimaal een afgeronde HBO-opleiding (bij voorkeur in de richting van bedrijfskunde of aanverwant);
• werkervaring op het gebied van financieel beheer en liefst ook personeelsbeheer;
• werkervaring met het aansturen van teams;
• goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• organisatiesensitief en servicegericht;
• goede organisatorische vaardigheden;
• resultaatgericht, pro-actief en een teamspeler;
• integer en accuraat;
• een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 32 - 38 uur voor één jaar, met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Je standplaats wordt Amsterdam. 

Deze functie past binnen het functieprofiel Coördinator bedrijfsvoering 3 en is ingedeeld in schaal 10. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.226 en € 5.090 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing. Een aanloopschaal kan worden aangeboden, indien de achtergrond en werkervaring (nog) niet volledig aansluiten op de functie-eisen. Een dienstverband van 32 uur is mogelijk.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een verantwoordelijke functie met ruimte voor jouw initiatief, zelfstandigheid en eigenaarschap;
• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Mobiele telefoon en een laptop;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren, met de mogelijkheid tot thuiswerken;
• Door wekelijks twee uur meer te werken dan je arbeidsuren, ontvang je op jaarbasis 96 compensatie-uren. Dat geldt ook als je parttimer bent;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren;
• Je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen.
• Een leuk team met gemotiveerde collega’s die bereid zijn om met elkaar de klussen te klaren.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam (UvA) is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

De missie van het Instituut voor Informatica (IvI) ligt in het doen van fundamenteel, gebruiksgeïnspireerd onderzoek in de informatica. De belangrijkste onderzoeksthema's zijn Artificial Intelligence, Computational Science, Data Science en Systems & Network Engineering. Ons onderzoek omvat complexe informatiesystemen in het algemeen, met een focus op collaboratieve, datagedreven, computationele en intelligente systemen, allemaal met een sterke interactieve component. Onze visie is om studenten te vormen om de grote maatschappelijke problemen van de 21e eeuw aan te pakken, door hen een solide basis te bieden. Met het opleiden van succesvolle toekomstige professionals en onderzoekers hebben we een link gelegd tussen samenleving en wetenschap. De drie bachelors en de zeven masters zijn respectievelijk ingebed in het College of Informatics (CoI) en de Graduate School of Informatics (GSI).

Het team van het Bedrijfsbureau van IvI bestaat momenteel uit 25 teamleden die zorg dragen voor een efficiënte en soepele bedrijfsvoering. Het bureau is de verbinding tussen docenten en onderzoekers en de ondersteunende afdelingen van de faculteit en universiteit.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen?

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• l.m.j.fiers@uva.nl, Bedrijfsvoerder Instituut voor Informatica a.i.