Instituutsmanager Informatica

ADJ zoekt een proactieve Instituutsmanager voor het Instituut voor Informatica (IvI) van de Universiteit van Amsterdam (UvA).  Ben je op zoek naar een afwisselende en verantwoordelijke functie in een dynamische en internationale werkomgeving? Ben je procesmatig sterk en heb jij ervaring met financieel management en beheer van wetenschappelijke onderzoeksprojecten? Heb jij affiniteit met personele aangelegenheden? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wat ga je doen?

Als Instituutsmanager ben je proactief betrokken bij het ontwikkelen van de strategie en het beleid van het instituut en ben je de rechterhand van de Wetenschappelijk Directeur. Daarnaast zorg je ervoor dat het beleid in de praktijk wordt gebracht en draag je de algehele verantwoordelijkheid voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering op financieel, personeels- en facilitair gebied.

Je begrijpt wat er nodig is op het gebied van bedrijfsvoering om het onderzoek en onderwijs te ondersteunen, en je gaat hierover in gesprek met betrokkenen en zorgt dat de belangen worden afgestemd. Je bent verantwoordelijk voor het bedrijfsbureau en leidt een team van ongeveer 23 medewerkers, waaronder onder andere een assistent-bedrijfsvoerder, het bedrijfsbureau en de  management office assistenten. 

Het bedrijfsbureau vormt de verbinding naar de centrale diensten en stafafdelingen van de faculteit.  Dat houdt in dat je UvA- en faculteitsbeleid binnen de kaders vertaalt naar de praktijk binnen het instituut. Het IvI heeft een grote portefeuille met extern gefinancierd onderzoek. De instituutsmanager draagt actief bij aan het proces van acquisitie inclusief financiën, risicoduiding en contractvorming.

De internationale aard van het IvI vraagt om een manager die culturele diversiteit omarmt en effectief kan communiceren in zowel Nederlands als Engels. Als centraal aanspreekpunt binnen het instituut werk je nauw samen met het managementteam, bestaande uit de Wetenschappelijk Directeur en drie portefeuillehouders gericht op onderwijs en onderzoek. Je draagt proactief bij aan de ontwikkeling van het instituut en  daarnaast participeer je in diverse faculteits- en/of universiteit brede overleggen en projecten Je rapporteert aan de Directeur Bedrijfsvoering van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI).  

Het instituut is sinds 2022 gehuisvest in LAB 42, een modern en markant gebouw waar een bruisende sfeer heerst. De komende jaren zal het instituut verder groeien in zowel aantal medewerkers als studenten. In dit dynamische instituut wordt een can-do-mentaliteit gewaardeerd.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Je geeft leiding aan het bedrijfsbureau
• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van de instituutsbegroting, de adequate realisatie van de financiële planning en het opleveren van adequate managementrapportages inclusief lange termijn financiële planning;
• Je adviseert de directeur van het instituut bij het formuleren van de strategie en beleid van het instituut;
• Je geeft vorm aan de bedrijfsvoering van IvI  binnen de facultaire en universitaire kaders, en draagt verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de bedrijfsvoering processen (financiën, personeel, huisvesting, ICT en administratieve ondersteuning);
• Je houdt toezicht op en bent verantwoordelijk voor de informatievoorziening binnen het instituut;
• Je ondersteunt wetenschappelijk-organisatorische activiteiten zoals visitaties voor onderwijs en onderzoek, jaarverslagen, en bewaakt het proces;
• Je draagt actief bij aan de goede organisatie, de acquisitie en het beheer van onderzoeksubsidies, je toetst de financiële aspecten van subsidieaanvragen voorafgaand aan het indienen ervan en adviseert en ondersteunt projectleiders bij de personele en financiële aspecten van onderzoeksprojecten in samenspraak met de centrale ondersteuning die hiervoor is ingericht;
• Je ontwikkelt initiatieven met stakeholders ten behoeve van de ontwikkeling van de onderzoeksportefeuille van IvI;
• Je participeert in diverse faculteits- en/of universiteits-brede overleggen en projecten.

Jouw profiel

De juiste kandidaat:

• heeft een afgeronde universitaire opleiding, een promotie in het veld (of een aanverwante discipline) is een pré;
• heeft aantoonbare werkervaring in een complexe organisatie – bij voorkeur in academische context - waarin belangen afgewogen moeten worden;
• heeft bij voorkeur ervaring met de organisatie van wetenschappelijke projecten en de daarbij behorende financieringsinstrumenten;
• heeft leidinggevende ervaring;
• heeft sterk cijfermatig inzicht en bewezen kennis en ervaring op het gebied van financiën, zoals het opstellen van begrotingen en het bewaken van de exploitatie;
• heeft de competentie om realistische inschattingen van tijd, mensen en middelen te maken die nodig zijn om een doel te bereiken;
• heeft het vermogen goed te kunnen schakelen tussen verschillende bedrijfsprocessen (met name: financiën, HR, secretariële ondersteuning) en kan verantwoordelijkheid nemen voor verdere verbetering van deze processen;
• is in staat constructief en resultaatgericht de samenwerking aan te gaan met zowel de wetenschappers van het instituut als met de directie en medewerkers van de faculteit;
• heeft een grote organisatiesensitiviteit en goede communicatieve en sociale vaardigheden, weet draagvlak te creëren;
• is integer en accuraat;
• is proactief en heeft een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling;
• is aantoonbaar sterk in woord en geschrift, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32-38 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk.

Deze functie past binnen het functieprofiel Coördinator bedrijfsvoering / Acquisiteur 1 en is ingedeeld in schaal 13. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 6.002,- en € 7.305,- bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%).

Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing. Een aanloopschaal kan worden aangeboden, indien achtergrond en werkervaring (nog) niet volledig aansluiten op de functie-eisen. De UvA biedt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 32 - 38 uur voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. 

Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Informatics Institute, het Instituut voor Informatica (IvI), een van de acht onderzoeksinstituten van de FNWI, staat bekend om zijn vooraanstaande wetenschappelijk onderzoek en het verzorgen van bachelor- en masteropleidingen in Information Sciences voor ongeveer 2.500 studenten. Het instituut bekend om zijn sterke internationale oriëntatie en nauwe samenwerking met wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven.

Met ongeveer 350 medewerkers, waaronder 175 promovendi, zet het IvI zich in voor fundamenteel en toegepast onderzoek in informatica, met focus op Artificial Intelligence, Computational Science, Data Science, en Systems & Network Engineering. Ons doel is studenten klaarstomen om de grote uitdagingen van de 21e eeuw aan te gaan, door ze een stevige kennisbasis te bieden en de brug tussen samenleving en wetenschap te slaan

Het bedrijfsbureau van het IvI ondersteunt onze wetenschappers op het gebied van personeelsmanagement, financieel beheer, ARBO-zaken, huisvesting, ICT en meer. Het vormt de schakel naar de centrale diensten en andere afdelingen binnen de faculteit. Locatie: LAB42 op het Sciencepark in Amsterdam, ondersteuning van de Wetenschappelijk Directeur en samenwerking met de wetenschappelijke staf. De functie biedt ruimte voor hybride werken, passend binnen de dynamische en groeiende omgeving van het IvI.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Ontwikkelprogramma Groeiversneller - Impact & Effectiviteit

De UvA, biedt je de kans, indien dit aansluit bij jouw persoonlijke ontwikkelingsbehoeften, om deel te nemen aan het Groeiversneller – Impact & Effectiviteit programma. Dit eenjarige ontwikkeltraject is specifiek ontworpen om jouw persoonlijke- en professionele groei te stimuleren. Het verhoogt je zelfkennis en zelfinzicht, wat direct ten goede komt aan je interacties en communicatie met collega's en anderen. Daarnaast verdiep je je in kernthema’s die essentieel zijn voor succes in het onderwijs en de publieke sector. Zo word je niet alleen effectiever in jouw rol, maar vergroot je ook je vermogen om impactvolle veranderingen teweeg te brengen. Kijk hier voor meer informatie over Groeiversneller - Impact & Effectiviteit.

Vragen?

De Universiteit van Amsterdam werkt samen met bureau ADJ voor deze vacature. Voor meer informatie over de functie, de sollicitatieprocedure of het Groeiversneller-programma kun je contact opnemen met Sacha Visser (06-31967533). Als onderdeel van de selectieprocedure voeren we een referentiecheck en diplomacheck uit en zal er een case voorgelegd worden. Bij ADJ waarderen we diversiteit en moedigen we sollicitanten met uiteenlopende achtergronden en perspectieven aan om te reageren.

Voorlopige planning:

• Oriënterende gesprekken bij ADJ (Utrecht): Week 13 en 14
• Eerste gespreksronde bij de UvA: Week 15/16
• Tweede gespreksronde bij de UvA: Week 16/17
• Gesprek over arbeidsvoorwaarden: Nader te bepalen